Det kan virke omfattende og vanskelig å få avholdt en generalforsamling når det er mange aksjonærer i selskapet. Både ordinær og ekstraordinær generalforsamling kan gjennomføres etter forenklede regler. Her finner du alt du trenger å vite om gjennomføring av en forenklet generalforsamling samt laste ned en mal for protokoll.
Selv om du kan gjennomføre en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling etter forenklede regler er det viktig at dette gjennomføres på en ryddig måte. Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i et aksjeselskap. Her velges styret, vedtektene til selskapet settes og andre viktige beslutninger for selskapet fattes. Det er eierne i aksjeselskapet eller representanter av eierne som stiller i en generalforsamling
Når det ikke gjennomføres en forenklet generalforsamling skal styret kalle inn til generalforsamlingen og utarbeide forslag til dagsorden i samsvar med det som er bestemt i loven og i vedtektene. Innkallingen skal sendes ut av styret senest en uke før generalforsamlingen, eventuelle vedlegg til innkallingen må også være tilgjengelig for aksjonærene senest en uke før generalforsamlingen, slik at de har tid til å sette seg tilstrekkelig inn i saken før den skal behandles.
Forenklet generalforsamling
En forenklet generalforsamling (Aksjeloven § 5-7) kan gjennomføres uten fysisk tilstedeværelse, for eksempel elektronisk, og det stilles ikke krav til formell innkalling på forhånd. Det er altså ikke krav til en ukes innkalling ved gjennomføring av en forenklet generalforsamling. Ett av vilkårene for gjennomføring av en forenklet generalforsamling er at ingen aksjeeiere motsetter seg dette.
Aksjeloven § 5-7 tillater en forenklet generalforsamlingsbehandling når alle aksjonærer er enig i at en sak kan behandles på denne måten eller ingen har motsatt seg dette. Det stilles tre krav ved forenklet saksbehandling:
- Alle aksjeeiere gis mulighet til på egnet måte å delta i behandlingen av saken. Aksjeeier har rett til å delta ved hjelp av elektroniske hjelpemidler hvis ikke styret har saklig grunn til å nekte.1
- Styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor gis mulighet til å uttale seg. De vil også kunne kreve møtebehandling av saker.
- Det kreves ført generalforsamlingsprotokoll etter reglene i § 5-7 a:
- Beslutningen tas inn i protokollen, med angivelse av antallet avgitte stemmer og hvor mange aksjer som har stemt for og imot beslutningen
- I den utstrekning dette er relevant, skal det også angis hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmer representerer
- Protokollen skal angi at saken er behandlet etter § 5-7
- En fortegnelse over hvilke aksjeeiere som har deltatt i behandlingen av saken, skal inntas i eller vedlegges protokollen
- Protokollen skal dateres, signeres av styrets leder (eller den generalforsamlingen utpeker) og sendes alle aksjeeiere.
- Protokollen skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet og oppbevares på en betryggende måte i hele selskapets levetid. Det samme gjelder fortegnelsen over aksjeeierne (hvis den ikke er en del av protokollen).
Allmennaksjeloven har ikke tilsvarende bestemmelse om forenklet generalforsamlingsbehandling.
Hvorfor velge forenklet generalforsamling
Når generalforsamlingen holdes etter reglene i § 5-7 behøver man ikke følge reglene i §§ 5-8 til 5-16. Fordelen med Aksjelovens forenklede regler er blant annet at det ikke er krav til innkalling eller at generalforsamlingen skal holdes i den kommunen selskapet har sitt forretningssted. Det er heller ikke krav til å ha møteleder og at to personer skal signere protokollen. Dersom ikke alle aksjonærer er enige om forenklet behandling, må de ordinære reglene for generalforsamling benyttes.
Hvem passer forenklet generalforsamling for?
Alle kan benytte reglene for forenklet generalforsamling, men de er spesielt godt egnet for selskaper med få aksjonærer, hvor en ønsker å gjennomføre en beslutning raskt og fleksibelt.
Hvem kan benytte forenklet generalforsamling?
Alle aksjeselskap kan benytte forenklet generalforsamling, men det er et krav at aksjonærene er enige om behandlingsformen.
Sammenligning: Forenklet generalforsamling og generalforsamling etter aksjelovens hovedregler
| Forenklet generalforsamling (§ 5-7) | Aksjelovens hovedregler (§§ 5-8 til 5-16) | |
| Må det avholdes møte? | Nei, sakene kan for eksempel behandles ved å sende dokumenter på sirkulasjon. | Ja, generalforsamlingen må avholdes i møte, men møtet kan være elektronisk. I utgangspunktet er det dermed krav om samtidig behandling. |
| Metode for gjennomføring | Fysisk møte, elektronisk møte eller en kombinasjon (en eller flere aksjonærer deltar elektronisk mens andre deltar fysisk). Kan i tillegg gjennomføres ved å sende dokumenter på sirkulasjon, eller ved annen uformell kontakt. | Fysisk møte, elektronisk møte eller en kombinasjon (en eller flere aksjonærer deltar elektronisk mens andre deltar fysisk). |
| Må det utarbeides innkalling til generalforsamling? | Nei | Ja |
| Er det formkrav til protokollen? | Færre formkrav enn ved ordinære regler (en kan for eksempel unnlate å velge møteleder). Det må angis at saken er behandlet etter forenklede regler (etter § 5-7). | Ja |
