Innleveringsguide til 24SevenOffice

ProssessHer finner du en enkel innleveringsguide og en oversikt over hva og når du skal levere bilagene dine. Det er viktig at du leser nøye gjennom denne innleveringsguiden før du leverer bilagene. Vi ønsker å opprettholde de sikre og effektive rutinene vi har i dag for å holde kvaliteten på leveransen høy og prisene lave.

Hvor skal bilagene leveres?

Du har bestilt én eller flere brukere i ERP-systemet 24SevenOffice og skal sende dine bilag til din personlige 24SevenOffice epost. Denne e-posten har du allerede fått av oss. Har du ikke lagret e-posten kan du sende oss en henvendelse.
Ønsker du at vi skal være ditt fakturamottak og organisere din post eller dine fakturaer ber vi deg ta kontakt for å få en gjennomgang av denne prosessen snarest.

 

Frister

De fleste kundene som bruker 24SevenOffice ønsker også at vi betaler regningene deres. Dette sparer kunden mye tid og ekstraarbeid på. Dersom dere ikke ønsker dette ber vi dere ta kontakt snarest og sette opp ønsket leveringshyppighet med oss.

Alle bilag skal lastes opp på 24SevenOffice via e-posten ovenfor innen onsdag kl. 16:00 hver uke.
Dere kan selvsagt levere bilagene hyppigere eller tidligere, men for at deres bilag skal bli betalt og bokført i tide må alle bilag lastes opp innen kl. 16:00 hver onsdag.

 

Hva skal du levere?

1. Inngående fakturaer (fakturaer du har fått fra leverandører)

Hva?
Det er lett å glemme å få med alle fakturaene fra for eksempel telefonselskaper, som ofte sender ut én faktura i måneden. Derfor anbefaler vi at du oppretter en egen e-postadresse hvor du mottar alle dine fakturaer. Vi anbefaler ikke at fakturaer sendes pr. post! Fakturaene kontrolleres og videresendes til din 24SevenOffice e-post umiddelbart. Alle fakturaer som ikke er videresendt beholdes ulest i din e-post frem til de er videresendt til 24SevenOffice. Når du sender inn fakturaer med flere sider ønsker vi at du bruker kommandoen ##GROUP## beskrevet nedenfor.

Hvordan?
Inngående fakturaer sendes til din personlige 24SevenOffice e-post. Du vil motta en kvittering når bilagene er mottatt. Har du mottatt en faktura pr. post ber vi deg ta kontakt med leverandøren for å kunne motta denne pr. e-post neste gang. Fakturaer mottatt pr. post må umiddelbart skannes og sendes til 24SevenOffice-mottaket.
Dersom en faktura har flere sider ønsker vi at du slår sammen disse sidene for oss. Dette vil spare oss for tid og dermed spare deg for regnskapshonorar.

I bilagsmottaket til 24SevenOffice blir alle sider i en PDF-fil delt opp i flere enkeltfiler. Det betyr at du kan skanne inn alle bilagene du har mottatt i løpet av uken i én omgang og sende inn disse som én PDF-fil. Vi vil da foreta sammenslåing av fakturaene som hører sammen. Dersom man ikke ønsker å splitte opp en faktura i flere enkeltfiler men heller vil  beholde denne som én fil med flere sider kan man skrive inn kommandoen ##GROUP## som en tekstlinje i e-posten som man sender inn.

En sender inn fakturaene sine på den måten man selv ønsker. Det vil være tidsbesparende for oss dersom man bruker kommandoen ##GROUP##, da vi slipper å se igjennom hele fil-bunken for å se hva som hører sammen av fakturaene. Kunden vil spare regnskapshonorar på å bruke denne metoden ved innsending:

  1. Skann inn og legg ved bilagene i e-posten du skal sende til din 24SO-e-post.
  2. I e-posten du sender inn skriver du ##GROUP## og lar resten av e-posten stå blank.

Systemet forstår nå at alle sidene i vedlegget du har lagt ved skal utgjøre én fil. Denne koden skal du bruke dersom en faktura har flere sider. Sender du inn en bunke med fakturaer i samme PDF-fil skal du ikke bruke denne koden.

Her finner du et eksempel på bruk av ##GROUP##

group

 

Man kan også legge til underdokumentasjon i form av fritekst til side 2 på et bilag. Dette gjør man ved å skrive inn ##COMMENT## som en tekstlinje i selve e-posten som man sender inn til mottaket, og deretter skriver man inn det man ønsker å legge til av tekstinformasjon på linjene under. Teksten blir da lagt til på side 2. Husk at du ikke kan levere flere bilag samtidig dersom du skal legge inn en kommentar.

Her finner du et eksempel på bruk av ##COMMENT##

comment

 

Man kan også legge til underdokumentasjon i form av fritekst til side 2 på et bilag og samtidig slå sammen alle vedlegg i en e-post. Dette kan eks. være fint dersom du laster opp et bilag med flere sider eller en faktura og underdokumentasjon. Dette gjør man ved å skrive inn ##MERGEGROUPCOMMENTLAST## som en tekstlinje i selve e-posten som man sender inn til mottaket, og deretter skriver man inn det man ønsker å legge til av tekstinformasjon på linjene under. Teksten blir da lagt til på siste side. Husk at du ikke kan levere flere bilag samtidig dersom du skal legge inn en kommentar.

  • ##MERGEGROUPCOMMENTLAST## Grupperer alle sider i vedlegget til ett bilag samtidig som den tar med all tekst i mailen og legger dette til som påfølgende sider etter bilagssidene.
  • Vi vil heller a du bruker denne enn ##comment## da vi sparer noe tid på dette, som igjen sparer deg for regnskapshonorar.

Her finner du et eksempel på bruk av ##MERGEGROUPCOMMENTLAST##

mergegroupcommentlast

Husk! 
Slett signatur og annen tekst i e-posten du sender til mottaket i 24SevenOffice. Systemet vil ikke klare å lese denne teksten og det kan skape utfordringer for vårt system. Mottaket leser kun vedlegg i e-posten i filformater som eks. pdf., jpg. osv. Dersom du har mottatt en faktura i form av en link må du laste ned denne fakturaen og laste inn fakturaen som et vedlegg i e-posten du sender til mottaket.

Dokumentasjon
Selv om du har fått purring og/eller inkassovarsel, må vi fremdeles ha den originale fakturaen i tillegg til purring/inkassovarsel. Har du betalt inkassovarselet kan det være fint om du legger ved fakturaen og inkassovarselet i en e-post og bruker kommandoen ##GROUP## beskrevet ovenfor. Har du sendt inn originalfakturaen tidligere, men betalt renter og gebyrer nå må vi ha inkassovarselet eller rentenotaen du har betalt. Det er også viktig at du sender med alle sidene av hver faktura. Dersom du har levert faktura for EKOM-tjenester (bredbånd, internett, bruk av mobiltelefon eller fasttelefon) ønsker vi at du påfører skjønnsmessig privat forbruk. Dette kan du gjøre ved å bruke kommandoen beskrevet ovenfor. Eks. Kan du skrive «##COMMENT## brukt 50% privat».

Hvis det ikke går klart frem av bilaget hva det gjelder, må du skrive en kort kommentar om hva som er kjøpt inn. Det er ikke alltid like lett å se hva eller hvorfor noe er kjøpt inn, bruk derfor kommandoen ##COMMENT## beskrevet ovenfor. Reise, diett og representasjon/bevertning skal alltid kommenteres, se neste avsnitt om utlegg og kvitteringer.

 

2. Utlegg og kvitteringer

Hva?
Kvitteringer er lett å miste og det kan koste deg dyrt. Vi anbefaler at du tar bilde av kvitteringen og sender den inn til mottaket umiddelbart etter du har trukket kortet. Det er også lurt å skaffe seg faktureringsavtaler med leverandører du bruker mye. Hvis du tar mye taxi, bør du skaffe et TaxiCard. Hvis du har firmabil, bør du skaffe deg et bensinkort osv. Hvis du har et slikt kort, må du fremdeles ta vare på småkvitteringene, men de kan legges ved fakturaen på eget ark og føres samlet som ett bilag.

Hvordan?
Utlegg og kvitteringer kan leveres på flere måter. Vi anbefaler at du bestiller app-en 24SevenOffice har utviklet. Denne koster kr. 100 pr. måned og har flere nyttige funksjoner. App-en bestilles ved å ta kontakt med oss. Selv om du bruker app-en må du notere om pengene skal tilbakebetales, føres på gjeldskontoen din eller om du har brukt bedriftskortet.

Dersom du ikke ønsker å bruke app-en kan du ta bilde av kvitteringen og sende denne til mottaket med noen kommentarer. Du må bruke kommandoen ##COMMENT## og påføre følgende informasjon:

  • Betalt med: Bedriftskort eller utlegg: (fjern den som ikke passer)
    • Dersom du har lagt ut og skal få dette refundert må du skrive ”Betalt privat” og kontonummeret ditt. Skal dette føres på din gjeldskonto skriver du ”Bokføres på gjeldskonto”.
  • Beskrivelse: (Beskriv utlegget så godt som mulig)
  • Dato:

Eventuell avdeling eller prosjekt kostnaden skal føres på må også beskrives.

Kvitteringen bør sendes inn til mottaket umiddelbart etter innkjøpet er foretatt. Ikke vent med dette!

Dokumentasjon
Kvittering fra kortterminal er ikke gyldig regnskapsdokumentasjon. Pass på at du også får med kvitteringen fra kassen når du handler. Når du er på reise, er det viktig at du påfører hvor reisen gikk og hva den ble gjort i forbindelse med. Dette gjelder også diett. Ved representasjon/bevertning skal det også påføres hvem som var til stede under måltidet.

Det er viktig at du noterer hvem som har betalt for utlegget. Har du brukt bedriftskortet må du merke bilaget med hvilket bedriftskort eller hvilken konto pengene er trukket fra.

 

3. Kontoutskrifter og bokføringsbilag

Hva?
En kontoutskrift er en månedlig oversikt over alt som er gått ut og inn på kontoen din. En utskrift over betalinger til diverse leverandører er ikke en kontoutskrift. Vi trenger en komplett oversikt over alt som har skjedd på kontoen. Ofte legger banken disse utskriftene i postkassen i nettbanken noen dager etter at måneden er over. Vi opplever ofte at våre kunder leverer regnskap uten kontoutskrifter. Komplette kontoutskrifter er en forutsetning for å kunne levere et ferdig regnskap og selvangivelse tilbake til våre kunder.

Hvordan?
Så snart en måned er ferdig må dere sende oss kontoutskrift for alle kontoene deres, også skattetrekkskontoen. Glemmer dere dette vil det påløpe ytterligere regnskapshonorar da vi må hente ut dette selv eller minne dere på å hente ut kontoutskriftene.

Husk!
Det er viktig at du har en egen konto som kun brukes til firmaet. På denne måten får du skilt firmaøkonomien fra privatøkonomien. Her får du inn pengene for fakturaene du har sendt ut, og du betaler regningene dine her.

 

4. Utgående fakturaer (fakturaer du har sendt til kunder) og salgsbilag

Hva?
En faktura er et dokument som stadfester et salg mellom en selger og en kjøper. Fakturaen utstedes av selgeren og kjøperen får i oppdrag å betale denne og er en dokumentasjon på kjøperens betalingsforpliktelse og selgerens tilgodehavende. Det er viktig at alle fakturaer kan dokumenteres med en kontrakt eller en bestilling! Vær nøye med beskrivelse og leveransedato på fakturaene dere sender ut.

Hvordan?
De fleste kundene som bruker 24SevenOffice fakturerer også fra dette systemet med KID. Det betyr at vi kun kontrollerer fakturaene dere sender ut og at dere ikke trenger å levere disse til oss.

Husk!                                                                                                                                           Tidligere har det ikke vært tillatt å sette annen dato enn dagen for utstedelse av fakturaen som fakturadato, selv om vare eller tjeneste er levert i den forutgående måneden. Nå er det slik at salgsdokument som utstedes innen de 15 første virkedagene i måneden kan angi siste dato i foregående måned som fakturadato, gitt at varen/tjenesten ble levert i foregående måned.

 

Årsoppgaver til selvangivelsen

I januar hvert år sendes det ut årsoppgaver fra banker, arbeidsgivere, Lånekassen og flere andre. Vi trenger denne dokumentasjonen når vi lager selvangivelsen din. En del av årsoppgaven kommer forhåndsutfylt i selvangivelsen, men erfaringsmessig viser det seg at det av og til skjer feilregistreringer hos ligningskontoret. Husk å få med:

  • Lønns- og trekkoppgaver fra arbeidsgivere (for epf)
  • Årsoppgave fra lånekassen (for epf)
  • Kopi av ektefelles eller samboers selvangivelse (for epf)
  • Årsoppgave for gave til organisasjoner
  • Årsoppgaver fra bank
  • Årsoppgaver fra kredittkortselskaper
  • Selvangivelse fra forrige år (hvis du er ny kunde)

 

Spørsmål?

Har du spørsmål om innlevering kan du kontakte Athene Group:
E-post: support@athene-group.no
Telefon: 21 01 22 10

Har du spørsmål om 24SevenOffice?
Kontakt oss her
Are er partner i Athene Group, siviløkonom med MSc i Business Law, Tax and Accounting og autorisert regnskapsfører. Han har tidligere bygget opp et coworking space og et regnskapsbyrå samt jobbet som økonomisjef for et event- og mediehus. I Athene jobber han med strategi, forretningsutvikling og teknologi. Han brenner for at kundene til Athene skal lykkes og tar gjerne et uforpliktende møte om regnskap, systemer eller annen rådgivning.

Abonner på bloggen vår