Oppbevaring av regnskapsmateriale

Oppbevaring av regnskapsmateriale er en viktig del av enhver virksomhet. I Norge er det klare regler og forskrifter som styrer hvordan dette skal gjøres. For å unngå problemer med skattemyndighetene, er det avgjørende å ha god kjennskap til reglene.

Hva skal oppbevares?
For å oppfylle bokføringsloven og tilhørende forskrifter, må visse typer regnskapsmateriale oppbevares. Dette inkluderer:

Primærdokumentasjon:

• Inngående og utgående fakturaer.
• Kasseoppgjør og bankbilag.
• Lønnsbilag.
• Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning.
• Nummererte brev fra revisor.
• Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering.

Sekundærdokumentasjon:

• Avtaler av betydning for bedriften.
• Brev og annen informasjon som gir vesentlig tilleggsinformasjon.
• Utgående pakksedler og ordresedler.
• Prisoversikter og annen lovregulert dokumentasjon.

Hvor lenge skal det oppbevares?
Regnskapsmateriale må oppbevares i en bestemt periode i samsvar med loven. Her er noen retningslinjer:

• Primærdokumentasjon skal normalt oppbevares i 5 år.
• Sekundærdokumentasjon har vanligvis en oppbevaringstid på 3,5 år.
• Enkelte typer regnskapsmateriale, som kjøpsdokumentasjon vedrørende eiendomsbygging og prosjektregnskap i bygg- og anleggsbransjen, kan kreve oppbevaring i opptil 15 år.

Hvordan skal det oppbevares?
Oppbevaring av regnskapsmateriale krever at det er ordnet og sikret på en trygg måte. Noen viktige punkter å huske på:

• Dokumentasjonen må være tilgjengelig for offentlig kontroll i hele oppbevaringsperioden.
• Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir.
• Elektronisk oppbevaring krever regelmessige sikkerhetskopier og sikkerhetstiltak for å hindre tap eller endring av data.

Viktige lover og forskrifter
For å sikre at regnskapsmateriale blir håndtert i samsvar med loven, er det viktig å være kjent med følgende lover og forskrifter:

• Bokføringsloven (bfl.): Den viktigste loven som regulerer bokføring og oppbevaring av regnskapsmateriale i Norge.
• Bokføringsforskriften (bff.): Gir detaljerte retningslinjer og krav til hvordan regnskapsmateriale skal oppbevares.
• Regnskapsstiftelsen – NBS 1 og NBS 3: Gir ytterligere veiledning og retningslinjer for sikring og elektronisk tilgjengelighet av regnskapsmateriale.

Sikre nødvendig dokumentasjon
For å unngå problemer med skattemyndighetene og oppfylle de juridiske kravene, er det essensielt at din bedrift følger nøye relevante lover og forskrifter. Det inkluderer å være godt informert om hvilke dokumenter som må lagres, hvor lenge de skal bevares, og hvordan de skal oppbevares korrekt. På den måten kan bedriften sikre at de har den nødvendige dokumentasjonen tilgjengelig når det trengs.

Din komplette løsning for regnskapshåndtering
Vi vet at dette er et komplekst område og det er mye man må huske på og det er - utallige lover, regler og forskrifter som man må kunne. Det er derfor vi er her. Våre team tilbyr omfattende regnskapstjenester som oppfyller kravene i bokføringsloven. I Athene er vi ikke bare regnskapsførere, men vi er også økonomiske rådgivere, som tilbyr digitalisering og automatisering av økonomiske prosesser for bedre og mer effektiv tilgang til data.

Vi sikrer trygg oppbevaring av ditt regnskapsmateriale både elektronisk og på papir. Med Athene som partner kan du være sikker på at din bedrift oppfyller kravene i loven og unngår potensielle problemer med skattemyndighetene.

Ta kontakt i dag for å sikre trygg og effektiv håndtering av ditt regnskapsmateriale!