Tid for budsjettering

Regnskapsarbeid handler i stor grad om å sette sammen regnskaper som viser bedriftens økonomiske historikk og status. Selv om dette gir et bilde av fortiden, er det fremtiden vi kan påvirke. Derfor er det viktig å planlegge for å styre økonomien fremover. Eller utarbeide et budsjett som er den økonomiske måten å si det på.

Regnskapet som grunnlag
Budsjettering kan sammenlignes med å kjøre bil. Bedriften må ha et mål om hvor den skal, og skaffe seg oversikt over hva som behøves for å komme dit. Videre må bedriften se fremover og styre smart og effektivt for å komme trygt frem. Samtidig er det viktig å følge med i bakspeilet.

Budsjettet er altså veikartet fremover, mens regnskapet er hva vi ser i bakspeilet. Ofte kan det være viktig å holde stø kurs, og da er regnskapet et utgangspunkt som forteller oss hva som behøves for å holde en stødig retning og farten oppe. Det kan også ligge mange erfaringer og nyttig kunnskap i regnskapstallene som hjelper oss å vurdere endringer, vekst, investeringer osv. Det er derfor alltid viktig å ha et godt regnskap for å ta gode beslutninger om veien videre.

Året starter med oktober
Vi opplever at mange startet planleggingen av det kommende året i september eller oktober. Ofte tas de mer overordnede beslutninger først, og det settes rammer og målsettinger. Deretter går man i gang med mer detaljerte planer og beregninger.

Vår erfaring er at et rykende ferskt oktober-regnskap ofte er et godt utgangspunkt for å detaljere ut et budsjett for neste år. Da sitter man på temmelig mye kunnskap om hvordan det inneværende året har gått, og det er mulig å lage en prognose ut året som bør kunne treffe nokså bra. Dette vil dermed være et svært godt grunnlag for å lage et bra budsjett for neste år.

Mange typer budsjett
For utarbeidelse av regnskaper er det mange regler som må følges, men for budsjetter står man nokså fritt. Det viktigste er at det blir et nyttig verktøy gjennom året som kommer, slik at man kan følge med på om bedriften er på riktig vei, og raskt kunne iverksette tiltak om det skulle bli nødvendig. Ettersom man vanligvis ønsker å sammenligne regnskapstallene mot budsjettet, er det naturligvis viktig at oppbygningen av budsjettet følger samme struktur som regnskapet.

Som et minimum vil det for de fleste være aktuelt å sette opp et resultatbudsjett. Ofte er det naturlig å starte med et salgsbudsjett for å få inntektssiden på plass, og så beregner man kostnadssiden deretter. Det kan være lurt å starte med årstotaler, og deretter fordele det ned på måneder. Da er det viktig å huske på sesongsvingninger, ferieavvikling, påske, jul og andre fridager som fort kan påvirke budsjettet en del.

For større bedrifter kan det være aktuelt å dele opp budsjettet på avdelinger eller områder. Et salgsbudsjett kan være aktuelt å dele opp på salgsteam eller selgere. Og skal det gjøres større investeringer, anskaffelser eller satsninger, kan det være aktuelt å lage et eget investeringsbudsjett med en plan for finansieringen av de store postene. For mange er det også helt avgjørende å lage seg et likviditetsbudsjett for å simulere hvordan pengestrømmene vil fortone seg gjennom året.

Bruke regnskapsføreren som sparringpartner
Det er naturligvis veldig viktig at alle typer budsjetter er godt forankret både hos styret og ledelsen i bedriften. Samtidig er det viktig å forstå at det kan være komplisert å sette opp et godt budsjett, i den forstand at det er veldig mange sammenhenger å passe på. Ingen ønsker seg ubehagelige overraskelser i form av budsjetter som er utarbeidet på feil premisser, som inneholder mangler eller feilberegninger.

Din regnskapsfører kan være en god sparringpartner å bruke i budsjettprosessen, og kan være behjelpelig med både maler og oppsett som gjør arbeidet lettere. Athene hjelpe flere kunder i budsjettarbeidet, og kan mange ganger være med fra A-til-Å. Andre ganger bistår vi mer i sluttfasen og på enkeltområder for å kvalitetssikre beregninger og oppsett. Ikke minst når det kommer til å få lagt inn budsjettet i regnskapssystemet, slik at rapporteringen fremover kan sammenlignes med budsjettallene.