Hva skal stå på et salgsdokument / faktura?
Den delen av forretningsdokumentene som er knyttet til omsetning av varer og tjenester, kalles salgsdokumenter. Det dreier seg om fakturaer, notaer, regninger, kvitteringer som selgeren utsteder, sluttsedler og avregningssedler. Bokføringsloven stiller strenge krav til hvordan et slikt dokument skal se ut.
Dette er minimumskravene til innhold i salgsdokumentene dine:
- Dokumentasjonsdato
- Nummer som tildeles maskinelt eller er forhåndstrykt
- Selgers navn og organisasjonsnummer, ev. etterfulgt av bokstavene MVA dersom virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
- Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer (her er det en del unntak når det gjelder kontantsalg)
- En klar beskrivelse av varen eller tjenesten
- Kvantum eller omfang av det som er levert eller ytet
- Tidspunkt og sted for levering av ytelsen
- Vederlag og betalingsforfall
-
Eventuell merverdiavgift og andre avgifter. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
For aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og norskregistrerte utenlandske foretak må ordet "Foretaksregisteret" framgå av salgsdokumentasjonen.
Er du registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal MVA skrives etter organisasjonsnummeret.
Hvis noen av varene/tjenestene er avgiftsfrie etter unntaksregler i mva-loven eller kommer utenfor mva-loven, skal hver av disse kategoriene angis og summeres for seg i salgsdokumentet. Også ytelser med ulik mva-sats skal framgå hver for seg. Ved kontantsalg fra detaljist er det som hovedregel ikke noe krav om å angi kjøpers navn i salgsdokumentet. Dette gjelder ikke:
- når betalingen skjer med kontanter for et beløp på kr 40 000 eller mer inkl. mva.
- ved kontante betalinger på over kr 1 000 inkl. mva. når kjøper er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller skal inngå som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse
- kjøp som gjelder drivstoff til bruk i person- eller varetransport, uavhengig av beløpets størrelse
Hvis du er en bokføringspliktig kjøper, må du selv sørge for at dokumentasjonskravene er oppfylt, og be om at virksomhetens navn blir angitt på ditt dokument (kjøpsdokumentet) hvis kontantbeløpet er på 1 000 kroner eller mer inkl. mva. Du må også selv, uansett beløp, påføre formålet med kjøpet eller bruksområdet for varene eller tjenestene når kjøpers navn ikke er angitt.
I den utstrekning nødvendig informasjon ikke fremgår av salgsfakturaen, for eksempel ved at fakturaen henviser til varespesifikasjon i underdokumentasjon som avtaler, pakksedler, ordresedler, følgeskriv e.l., må denne underdokumentasjonen heftes ved fakturaen. Eventuelt at det er en gjensidig henvisning mellom fakturaen og underdokumentasjonen. En faktura skal utstedes i minst to eksemplarer, hvor det ene skal oppbevares av selger.
Fakturering til offentlige virksomheter
Statlige virksomheter krever at deres leverandører sender faktura, kreditnota og purringer elektronisk. Dokumentene må være i samsvar med standarden "Elektronisk handelsformat" (EHF).
En elektronisk faktura er en faktura som sendes som en fil fra fakturautsteder til mottaker. Ønsker du å fakturere med EHF kan du kontakte oss så hjelper vi deg i gang.
Nærmere beskrivelse av informasjonen på et salgsdokument
| Opplysning | Nærmere beskrivelse |
|---|---|
| Nummerering | Forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med kontrollerbar sekvens, slik at fullstendigheten kan etterprøves. |
| Dokumentasjonsdato | Datoen salgsdokumentet er utstedt. Salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedager i måneden, kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato, Forutsetningen er at varen eller tjenesten er levert på tidspunktet som fakturaen er datert. |
| Angivelse av selger | Minst foretaksnavn og organisasjonsnummer. For selger registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA. Aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap, skal også angi ordet "Foretaksregisteret". |
| Angivelse av kjøper | Minst foretaksnavn, og enten forretningsadresse eller organisasjonsnummer. Registrert bedriftsnavn kan erstatte foretaksnavnet. Visse unntak fra kravet om angivelse av kjøper ved kontantsalg fra detaljist. |
| Ytelsens art og omfang | Ytelsens art og omfang må spesifiseres slik at både kjøperen og ev. kontrollinstanser har mulighet til å se hva dokumentasjonen gjelder. |
| Leveringstidspunkt | Unntak når varen ekspederes gjennom speditør, ved postordre o.l. i de tilfeller salgsdokumentet følger forsendelsen. |
| Leveringssted | Unntak når stedet for levering ikke har betydning for å kunne vurdere transaksjonen. |
| Vederlag | Ikke krav til at vederlaget eller avgiftsgrunnlaget skal angis i norske kroner i salgsdokumentet. Skattedirektoratet har likevel anbefalt at avgiftsgrunnlaget spesifiseres i norske kroner, ettersom både avgiftsgrunnlaget og merverdiavgiften skal innberettes i norske kroner på mva-meldingen (omsetningsoppgaven). |
| Betalingsforfall | Ved kredittsalg skal salgsdokumentet alltid angi en forfallsdato, mens ved kontantsalg er det ikke aktuelt å angi forfallsdato siden betalingsforpliktelsen gjøres opp ved levering. Det antas at betalingsforfall kan angis som en konkret dato eller som antall dager etter fakturadato eller dato for mottak av fakturaen. |
| Ev. merverdiavgift og andre avgifter | Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, salg med snudd avregning, samt salg som er unntatt fra merverdiavgiftsloven, skal framgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder når salget avgiftsberegnes med forskjellige satser. Norsk merverdiavgift skal alltid angis i norske kroner. |
